Wie meistern Druckereien und Agenturen die digitale Transformation ihrer Geschäftsmodelle?

Der Geruch von frischer Druckfarbe, das Rattern der Maschinen – für viele Traditionsbetriebe in der Druckindustrie sind dies vertraute Konstanten. Doch während die Leidenschaft für das Handwerk ungebrochen ist, bröckeln die wirtschaftlichen Fundamente. Die Kommodifizierung des Drucks, der Preisdruck durch Online-Anbieter und die Verlagerung von Kommunikationsbudgets ins Digitale haben eine Realität geschaffen, die nicht länger ignoriert werden kann: Wer heute nur noch Papier bedruckt, riskiert morgen seine Existenz. Viele Geschäftsführer spüren diesen Druck und reagieren mit den naheliegenden Massnahmen: Man investiert in einen Web-to-Print-Shop, versucht Prozesse zu automatisieren oder denkt über ergänzende Marketing-Services nach.

Doch diese Schritte, so richtig sie im Einzelnen sein mögen, greifen oft zu kurz. Sie behandeln Symptome, nicht die Ursache. Was aber, wenn die eigentliche Aufgabe nicht die Optimierung des Bestehenden, sondern die radikale Neuerfindung des Geschäftsmodells ist? Was, wenn die digitale Transformation weniger mit Technologie und mehr mit einer neuen Denkweise zu tun hat? Es geht nicht darum, ein „digitales Bein“ an einen analogen Körper zu schrauben. Es geht darum, das gesamte Unternehmen von einem Produktionsbetrieb zu einem agilen, service-orientierten Lösungsanbieter umzubauen, dessen wertvollstes Gut nicht mehr die Druckmaschine, sondern die Fähigkeit zur intelligenten Prozesssteuerung und Datenintegration ist.

Dies ist keine IT-Aufgabe. Es ist eine CEO-Mission, die Mut, Vision und die Bereitschaft erfordert, tief verwurzelte Gewissheiten infrage zu stellen. Dieser Artikel ist kein technischer Leitfaden, sondern ein strategischer Kompass für Führungskräfte, die diese unaufschiebbare Mission annehmen wollen. Er zeigt den Weg von der reinen Produktion zur zukunftsfähigen Wertschöpfungsarchitektur.

Um diesen komplexen Wandel zu meistern, haben wir die entscheidenden Handlungsfelder in einer klaren Struktur für Sie aufbereitet. Der folgende Überblick dient Ihnen als Navigation durch die strategischen Bausteine Ihrer Transformation.

Warum der reine Druck von Papier keine Zukunft hat (Service-Shift)

Die Dringlichkeit der Transformation lässt sich in einer einzigen Zahl zusammenfassen: Allein in Deutschland verzeichnete die Druckindustrie laut dem aktuellen Branchenbericht des BVDM einen Umsatzrückgang von 5,2% im Jahr 2024, und das trotz gestiegener Preise. Diese Entwicklung ist kein kurzfristiger Trend, sondern das Ergebnis einer fundamentalen Verschiebung. Kunden suchen nicht mehr nur nach bedrucktem Papier; sie suchen nach Kommunikationslösungen. Die Konsequenz für Geschäftsführer ist unmissverständlich: Das Festhalten am reinen Produktionsmodell ist ein strategischer Irrweg. Die Zukunft liegt im „Service-Shift“ – der bewussten Transformation vom Produzenten zum Dienstleister.

Dieser Wandel bedeutet, den Druck nicht mehr als Endprodukt, sondern als einen Baustein in einem grösseren Phygital-Ökosystem zu betrachten. Es geht darum, Logistik, Datenmanagement, Fulfillment und digitale Services nahtlos mit der physischen Produktion zu verknüpfen. Statt auf den nächsten Grossauftrag zu warten, schaffen zukunftsfähige Unternehmen integrierte Systeme, die den Kunden einen durchgehenden Service bieten.

Das Konzept des „Print-as-a-Service“ ist hierbei wegweisend. Wie das Beispiel der Zeitfracht Medien GmbH zeigt, die mit CPI books ein riesiges Print-on-Demand-System direkt an ihre Logistik angebunden hat, entsteht hier ein neues Geschäftsmodell. Mit über 1,7 Millionen verfügbaren Titeln, die just-in-time produziert werden, wird das Unternehmen zu einem umfassenden Service-Provider. Der Druckauftrag ist nur noch ein Auslöser in einer vollautomatisierten Wertschöpfungskette. Die strategische Aufgabe für Führungskräfte ist es, die eigene Wertschöpfungsarchitektur zu analysieren und zu fragen: „Wo können wir über das reine Drucken hinaus einen unersetzlichen Service bieten?“

Wie Sie App-Entwicklung oder Webdesign in Ihr Portfolio aufnehmen

Die Entscheidung, das Dienstleistungsportfolio um digitale Services wie Webdesign oder App-Entwicklung zu erweitern, ist ein logischer Schritt im „Service-Shift“. Doch die Umsetzung birgt eine massive Hürde: die Glaubwürdigkeit. Warum sollte ein Kunde seiner Druckerei plötzlich zutrauen, eine komplexe Web-Anwendung zu programmieren? Die Gefahr, als „Bauchladen“ ohne klare Expertise wahrgenommen zu werden, ist real. Ein strategischer Ansatz ist hier unerlässlich, um nicht an der Wahrnehmung der Kunden zu scheitern.

Eine der effektivsten Strategien ist die Gründung einer eigenständigen Digital-Marke. Anstatt die neuen Dienstleistungen unter dem traditionsreichen Namen der Druckerei anzubieten, wird eine neue, frische Marke mit einem klaren Fokus auf digitale Lösungen geschaffen. Dies ermöglicht einen sauberen Marktauftritt und überwindet die mentale Barriere beim Kunden. Eine weitere Möglichkeit sind Joint-Venture-Partnerschaften mit spezialisierten Digitalagenturen. Anstatt das Rad neu zu erfinden, bündelt man die Kompetenzen und tritt gemeinsam am Markt auf. Die Druckerei bringt den Kundenstamm und das Prozess-Know-how ein, die Agentur die digitale Expertise.

Der stärkste Hebel liegt jedoch in der Fokussierung auf „Phygital“-Dienstleistungen. Hier kann die Druckerei ihren natürlichen Vorteil ausspielen. Ein Beispiel sind AR-erweiterte Printprodukte: Eine gedruckte Broschüre wird durch eine App zum Leben erweckt. Hier verkauft die Druckerei nicht zwei getrennte Produkte, sondern eine integrierte Lösung. Das Beispiel der Primus international printing GmbH zeigt, wie dieser Wandel gelingt. Durch persönliche Beratung und die Übernahme kompletter Fulfillment-Prozesse hat sich das Unternehmen als strategischer Partner positioniert, der die physische und digitale Welt seiner Kunden aus einer Hand bedient.

Selbst entwickeln oder mieten: Wie digitalisieren Sie Ihre Prozesse kosteneffizient?

Die Digitalisierung der internen Prozesse ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Transformation. Doch Geschäftsführer stehen vor einer zentralen Entscheidung: Investiert man in eine teure, selbst entwickelte Individuallösung oder mietet man eine standardisierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung? Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten, denn wie Univ.-Prof. Dr.-Ing. Sigrid Wenzel von der Universität Kassel treffend bemerkt, ist die digitale Transformation kein standardisiertes Produkt von der Stange.

Es gibt nicht Industrie 4.0 schlechthin, sondern nur für jedes Unternehmen eine individuelle Lösung. Digitalisierung führt nicht von selbst zu smarten Produktionsprozessen ohne mediale Brüche.

– Univ.-Prof. Dr.-Ing. Sigrid Wenzel, Universität Kassel, Fachgebiet Produktionsorganisation und Fabrikplanung

Für die meisten mittelständischen Druckereien ist der „Mieten“-Ansatz über spezialisierte ERP- oder Web-to-Print-Systeme (W2P) der kosteneffizientere und schnellere Weg. Diese Systeme sind speziell auf die Bedürfnisse der Branche zugeschnitten und bieten einen hohen Grad an Prozessautomatisierung. Der entscheidende Vorteil: Sie sind DSGVO-konform, bieten deutschen Support und werden kontinuierlich weiterentwickelt, was das unternehmerische Risiko minimiert. Die Auswahl der richtigen Lösung hängt stark von der eigenen strategischen Ausrichtung ab.

Die folgende Übersicht zeigt einige etablierte Lösungen für den deutschen Markt und hilft bei der ersten Orientierung. Sie dient als Ausgangspunkt für eine tiefere Analyse, welches System die eigene, neu definierte Wertschöpfungsarchitektur am besten unterstützt.

Der Fehler, neue Software einzuführen, ohne die Mitarbeiter mitzunehmen

Die teuerste Software und die brillanteste Strategie sind wertlos, wenn die Mitarbeiter den Wandel nicht mittragen. Die digitale Transformation scheitert nicht an der Technik, sondern am Menschen. Führungskräfte, die glauben, sie könnten neue Prozesse per Dekret einführen, werden auf Widerstand, Frustration und letztlich auf das Scheitern ihres Vorhabens stossen. Die grösste Gefahr ist die Angst vor dem Jobverlust und die Überforderung durch neue Systeme. Diese kulturelle Trägheit zu überwinden, ist die vielleicht schwierigste, aber wichtigste Aufgabe des Managements.

Das Problem wird durch den demografischen Wandel und den Fachkräftemangel verschärft. Wie der BVDM-Jahresbericht 2024 zeigt, spitzt sich die Ausbildungssituation in der Druckbranche zu, während gleichzeitig der Bedarf an digitalen Kompetenzen explodiert. Es geht also nicht nur darum, bestehende Mitarbeiter mitzunehmen, sondern auch darum, das Unternehmen für digital-affine Talente attraktiv zu machen. Anstatt über Jobverluste zu sprechen, muss die Führung eine Vision von Jobveränderung kommunizieren: Routinetätigkeiten werden automatisiert, damit die Mitarbeiter sich auf kreativere, wertschöpfendere und kundenorientierte Aufgaben konzentrieren können.

Ein konkreter Ansatz, um die Belegschaft aktiv einzubinden und Ängste abzubauen, ist die Implementierung eines strukturierten Change-Management-Programms. Gamification und Mentoring können dabei helfen, die Akzeptanz spielerisch zu fördern.

Wann Sie Kundendaten in der Cloud speichern dürfen (Serverstandort Deutschland)

Mit der zunehmenden Digitalisierung von Kundenportalen, Web-to-Print-Shops und MIS-Systemen wächst die Menge sensibler Kundendaten exponentiell. Die Nutzung von Cloud-Diensten ist für die Skalierbarkeit und Flexibilität dieser Systeme oft unerlässlich. Doch für deutsche Unternehmen stellt sich eine kritische Frage: Wie kann man die Vorteile der Cloud nutzen, ohne gegen die strenge Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu verstossen? Die Wahl des falschen Anbieters kann zu empfindlichen Strafen und einem massiven Vertrauensverlust führen.

Das Kernproblem liegt im US CLOUD Act. Dieses US-Gesetz verpflichtet amerikanische Technologieunternehmen, US-Behörden auf Anfrage Zugriff auf gespeicherte Daten zu gewähren – selbst wenn diese Daten auf Servern innerhalb der EU liegen. Dies steht in direktem Konflikt mit den Schutzmechanismen der DSGVO. Die Nutzung von Cloud-Diensten grosser US-Anbieter ist daher aus rechtlicher Sicht hochproblematisch, selbst wenn diese mit einem „Serverstandort Deutschland“ werben.

Die strategisch sichere Lösung ist die Zusammenarbeit mit rein europäischen Anbietern, die nicht der US-Gesetzgebung unterliegen. Unternehmen wie IONOS oder Hetzner bieten Cloud-Lösungen mit Servern in Deutschland und verfügen über wichtige Zertifizierungen wie das BSI C5-Testat, das höchste Sicherheitsstandards garantiert. Für jede Verarbeitung von Kundendaten durch einen externen Dienstleister ist zudem ein wasserdichter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwingend erforderlich. Dieser muss genau definieren, welche Daten zu welchem Zweck wie lange verarbeitet werden. Was viele als lästige Pflicht sehen, kann jedoch zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden: Druckereien, die ihre Datensouveränität und strikte DSGVO-Konformität proaktiv als Verkaufsargument nutzen, positionieren sich als vertrauenswürdige Partner für sicherheitsbewusste deutsche Unternehmen und heben sich deutlich von der internationalen Konkurrenz ab.

Der Fehler der „Wir haben das immer so gemacht“-Mentalität, der Traditionsfirmen ruiniert

Die grösste Bremse der digitalen Transformation ist oft nicht das Budget oder die Technologie, sondern eine einzige, tief verwurzelte Phrase: „Das haben wir schon immer so gemacht.“ Diese Mentalität der kulturellen Trägheit ist das Todesurteil für Innovation und Anpassungsfähigkeit. Sie führt dazu, dass neue Ideen im Keim erstickt, Fehler als persönliches Versagen interpretiert und Chancen aus Angst vor Veränderung verpasst werden. In einem Marktumfeld, das sich exponentiell wandelt, ist diese Haltung keine Bewahrung von Tradition, sondern die aktive Einleitung des eigenen Untergangs.

Um diese Blockade aufzubrechen, muss die Führungsebene eine neue Kultur des Experimentierens und des Lernens etablieren. Prof. Dr.-Ing. Sigrid Wenzel betont die Notwendigkeit eines Perspektivwechsels: Wir müssen aufhören, Fehler Einzelpersonen anzulasten, und anfangen, sie als Symptome fehlerhafter Systeme oder Prozesse zu sehen. Nur so entsteht ein Klima, in dem Mitarbeiter sich trauen, Neues auszuprobieren.

Wir müssen Fehler als systemische Fehler erkennen, und sie nicht als persönliche Fehler fehlinterpretieren. Die Arbeit geht uns nicht aus, sie verändert sich inhaltlich; Routinetätigkeiten werden weniger; Arbeitsinhalte werden kreativer.

– Prof. Dr.-Ing. Sigrid Wenzel, Universität Kassel, zur digitalen Transformation

Konkrete Massnahmen zur Etablierung dieser neuen Kultur können die Schaffung von „Innovations-Inseln“ sein – kleine, agile Teams mit eigenem Budget, die abseits des Tagesgeschäfts neue Ideen testen dürfen. Die Einführung von Formaten wie „Fuckup-Nights“, in denen offen über gescheiterte Projekte und die daraus gezogenen Lehren gesprochen wird, kann die Angst vor dem Scheitern drastisch reduzieren. Ein weiterer starker Hebel ist das Reverse Mentoring, bei dem junge, digital-affine Mitarbeiter erfahrenen Kollegen die neuen Technologien und Arbeitsweisen erklären. Dies fördert nicht nur den Wissenstransfer, sondern baut auch Brücken zwischen den Generationen und schafft gegenseitiges Verständnis.

Ein grosser Auftrag oder Split-Druck: Was spart mehr CO2 und Frachtkosten?

Nachhaltigkeit ist für deutsche Unternehmen kein „Nice-to-have“ mehr, sondern eine harte Geschäftsanforderung, nicht zuletzt durch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG). Für Druckereien, die oft für nationale Kunden produzieren, rückt dabei eine Frage in den Fokus: Ist es ökologisch und ökonomisch sinnvoller, eine riesige Auflage an einem zentralen Standort zu produzieren und quer durch Deutschland zu transportieren, oder den Auftrag auf ein Netzwerk lokaler Druckpartner aufzuteilen (Split-Druck)?

Auf den ersten Blick scheint der zentrale Grossauftrag durch Skaleneffekte in der Produktion effizienter. Doch bei einer ganzheitlichen Betrachtung, die Transportwege, CO2-Emissionen und Lieferzeiten einbezieht, kippt das Bild oft. Der dezentrale Ansatz über ein intelligentes Produktionsnetzwerk reduziert nicht nur die Transportwege und damit die Frachtkosten und CO2-Emissionen drastisch, sondern erhöht auch die Flexibilität und beschleunigt die Lieferung an den Endkunden. Dies ist ein signifikanter Wettbewerbsvorteil in einer Zeit, in der Geschwindigkeit zählt.

Die Initiative Online Print e.V. (IOP) demonstriert eindrucksvoll, wie ein solches Modell in der Praxis funktioniert. Mehrere deutsche Druckereien arbeiten hier in einem intelligenten Netzwerk zusammen. Aufträge werden automatisch nach Standort, Maschinenauslastung und CO2-Fussabdruck verteilt. Das Ergebnis: Transportwege werden um bis zu 60% reduziert. Mehr noch, dieses Netzwerk hat eine neue Dienstleistung geschaffen: Kunden können gegen Aufpreis einen TÜV-zertifizierten CO2-Bericht für ihren Auftrag erhalten – Nachhaltigkeit wird so zu einem messbaren und vermarktbaren Service.

Wie automatisieren Sie Geschäftsprozesse zwischen Marketing, Einkauf und Produktion?

Die ultimative Vision der digitalen Transformation ist ein Unternehmen, in dem Informationen nahtlos und automatisiert fliessen – von der ersten Kundenanfrage im CRM-System bis zum fertigen Produkt in der Auslieferung. Manuelle Dateneingabe, Medienbrüche zwischen Abteilungen und fehleranfällige Excel-Listen gehören der Vergangenheit an. Dieses Ideal der Prozess-Souveränität zu erreichen, ist der Schlüssel zur Maximierung von Effizienz und zur Minimierung von Fehlern. Doch wie verbindet man die heterogene Systemlandschaft aus Marketing-Tools, ERP-Systemen und Produktionssoftware?

Der strategisch klügste Ansatz ist eine „API-First“-Integration. Statt zu versuchen, alle alten Systeme durch eine einzige, monolithische Software zu ersetzen (ein oft zum Scheitern verurteiltes Mammutprojekt), werden die bestehenden, bewährten Systeme über Programmierschnittstellen (APIs) intelligent miteinander verbunden. Dies ermöglicht eine schrittweise und flexible Automatisierung. Ein konkretes Szenario: Ein neuer Lead aus dem Marketing-Tool HubSpot wird automatisch als Kunde im SAP Business One angelegt. Legt dieser Kunde eine Bestellung im Web-to-Print-Shop an, wird automatisch ein Produktionsjob im Heidelberg Prinect Workflow ausgelöst, während der Kunde den Status seiner Bestellung in Echtzeit über ein Kundenportal verfolgen kann.

Wie erfolgreiche Druckereien zeigen, ist der Nutzen enorm. Durch eine solche API-basierte Integration lassen sich laut einer Analyse von Obility bis zu 70% der manuellen Prozesszeit einsparen und die Fehlerquoten signifikant reduzieren. Der erste Schritt zur Umsetzung ist eine schonungslose IST-Analyse der bestehenden Prozesse und Schnittstellen. Darauf aufbauend sollte mit einem einfachen Pilot-Projekt begonnen werden, beispielsweise der Automatisierung des Angebotsprozesses. Der Erfolg solcher Pilotprojekte schafft die notwendige Akzeptanz im Unternehmen, um schrittweise die gesamte Wertschöpfungskette zu vernetzen.

Der erste Schritt ist nicht der Kauf von Software, sondern eine ehrliche Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Wertschöpfungsarchitektur und die Definition Ihrer zukünftigen strategischen Ausrichtung. Beginnen Sie noch heute damit, Ihr Geschäftsmodell für die Zukunft zu entwerfen.