Wie automatisieren Sie Geschäftsprozesse zwischen Marketing, Einkauf und Produktion?

Jeder Operations Manager kennt das Szenario: Eine Marketingkampagne ist fertig konzipiert, die Werbemittel sind gestaltet, doch der gesamte Prozess gerät ins Stocken. Der Grund? Eine Kette aus E-Mails, manuellen Datenübertragungen in Excel-Listen und unklaren Freigabesequenzen zwischen Marketing, Einkauf und der finalen Produktion. Diese manuellen Prozesse sind nicht nur langsam, sie sind eine Brutstätte für Fehler, die die „Time-to-Market“ unnötig verlängern und erhebliche Kosten verursachen.

Die üblichen Lösungsansätze beschränken sich oft auf die Einführung eines neuen Kommunikationstools oder die Verschärfung von Prozessrichtlinien. Doch das behandelt nur die Symptome, nicht die Ursache. Die wahre Prozess-Pathologie liegt tiefer: in der Schnittstellen-Reibung, dem Informationsverlust bei jeder manuellen Übergabe, und den unsichtbaren Liegezeiten, in denen ein Auftrag unbearbeitet auf dem Schreibtisch eines Kollegen wartet. Die Frage ist also nicht, *ob* man automatisieren sollte, sondern *wie* man die Automatisierung als chirurgisches Instrument einsetzt, um genau diese Engpässe zu eliminieren.

Dieser Artikel dient als prozedurale Anleitung. Wir sezieren den Weg eines Druckauftrags von der Idee bis zur Auslieferung und zeigen Ihnen, wie Sie systematisch Schwachstellen aufdecken, die Effizienz steigern und eine fundierte Entscheidung für die richtige Digitalisierungsstrategie treffen – sei es eine Standardlösung, ein konfigurierbares System oder eine Individualentwicklung.

Um Ihnen eine klare Orientierung zu geben, gliedert sich dieser Artikel in spezifische Analysebereiche. Die folgende Übersicht führt Sie durch die zentralen Handlungsfelder zur Optimierung Ihrer abteilungsübergreifenden Prozesse.

Warum manuelle Bestellübertragung 20 % Fehlerquote verursacht

Die grösste Schwachstelle in traditionellen Arbeitsabläufen ist die manuelle Datenübertragung. Jedes Mal, wenn ein Mitarbeiter Informationen aus einer E-Mail in ein Bestellformular oder eine Excel-Liste kopiert, entsteht eine Fehlerquelle. Tippfehler, veraltete Informationen oder Missverständnisse sind an der Tagesordnung und führen zu einer Prozess-Pathologie, die direkte finanzielle Auswirkungen hat. Während branchenweit Fehlerquoten von bis zu 20 % bei komplexen manuellen Prozessen keine Seltenheit sind, zeigt sich das Ausmass des Problems bereits bei geringeren Werten.

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis verdeutlicht dies: Ein deutsches Unternehmen kämpfte mit einer Fehlerquote von 9 % bei der Beschaffung von Marketingmaterialien. Diese scheinbar moderate Zahl verursachte jährliche Mehrkosten von rund 116.000 Euro durch Fehldrucke, Nachbesserungen und Express-Lieferungen. Die Schnittstellen-Reibung zwischen Marketing, das die Vorlagen lieferte, und dem Einkauf, der die Bestellung ausführte, war der primäre Auslöser. Durch die Einführung eines digitalen Systems, das manuelle Eingaben eliminierte, konnte das Unternehmen die Fehlerquote von 9% auf 2% reduzieren. Diese Optimierung ist kein Zufall, sondern das direkte Ergebnis der Beseitigung menschlicher Fehlerquellen an den kritischen Prozessübergängen.

Die Kosten solcher Fehler sind oft höher als die reinen Produktionskosten. Sie umfassen den Zeitaufwand für die Fehlersuche, die Frustration der beteiligten Teams und potenzielle Schäden am Markenimage, wenn fehlerhafte Materialien in Umlauf geraten. Die Automatisierung an dieser Stelle ist daher keine reine Effizienzmassnahme, sondern ein fundamentaler Schritt zur Risikominimierung und Qualitätssicherung.

Wie Sie Freigabezeiten von 3 Tagen auf 3 Stunden reduzieren

Ein weiteres kritisches Symptom ineffizienter Prozesse ist der „Freigabe-Stau“. Ein Auftrag, der eigentlich in wenigen Minuten erstellt ist, benötigt oft Tage, um die notwendigen Genehmigungen von verschiedenen Abteilungen zu erhalten. Der Prozess bleibt an jeder Station liegen: Der Marketing-Leiter ist im Meeting, die Budgetfreigabe im Einkauf wartet auf eine Unterschrift und die Rechtsabteilung prüft noch die Claims. Diese seriellen, manuellen Freigabeschleifen sind der Hauptgrund für verpasste Deadlines.

Die Lösung liegt in der Etablierung eines digitalen, parallelen und regelbasierten Freigabe-Workflows. Anstatt eine E-Mail-Kette loszutreten, wird der Auftrag in ein System eingegeben, das automatisch alle relevanten Stakeholder informiert. Dieser mehrstufige digitale Prozess lässt sich klar definieren und visualisieren, um die „Liegezeiten“ drastisch zu verkürzen.

Wie die Visualisierung andeutet, agieren die einzelnen Stufen nicht mehr nur nacheinander, sondern können teilweise parallel laufen und sind durch klare Regeln miteinander verbunden. Anstatt manuell nachzufassen, greifen automatische Eskalationsregeln, wenn eine Freigabe zu lange dauert. Ein entscheidender Vorteil ist zudem die Möglichkeit der mobilen Freigabe, die es Entscheidungsträgern erlaubt, auch von unterwegs Prozesse nicht unnötig aufzuhalten. Auf diese Weise werden aus drei Tagen Wartezeit schnell drei Stunden Bearbeitungszeit.

Standardprozess oder Massanzug: Was passt besser zu Ihrem Workflow?

Wenn die Entscheidung für die Digitalisierung gefallen ist, stellt sich die Gretchenfrage: Setzt man auf eine schnelle Standardlösung, investiert man in eine massgeschneiderte Individualprogrammierung oder wählt man den Mittelweg eines konfigurierbaren Standards? Jede Option hat spezifische Vor- und Nachteile in Bezug auf Zeit, Kosten und Flexibilität. Die richtige Wahl hängt einzig und allein von der Komplexität Ihrer internen Prozesse und strategischen Anforderungen ab.

Eine pauschale Empfehlung ist unseriös. Ein produzierendes Unternehmen mit fünf internationalen Tochtergesellschaften, unterschiedlichen CI-Vorgaben und der Notwendigkeit einer SAP-Anbindung hat fundamental andere Anforderungen als ein national agierender Dienstleister mit einem zentralisierten Marketing. Die folgende Übersicht, basierend auf einer Analyse gängiger Automatisierungsansätze, bietet eine erste Orientierung:

Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, müssen Sie Ihre eigenen Prozesse und Rahmenbedingungen einer kritischen Prüfung unterziehen. Die folgenden Fragen dienen als prozeduraler Leitfaden, um Ihren Bedarf präzise zu ermitteln.

Das „Bottleneck“-Problem: Wo Ihre Aufträge wirklich liegen bleiben

Die meisten Unternehmen operieren im Blindflug, wenn es um die Effizienz ihrer internen Prozesse geht. Es gibt ein Bauchgefühl, dass Freigaben „zu lange dauern“ oder Bestellungen „irgendwo hängen“, aber es fehlen harte Daten. Dieses Phänomen der Daten-Anämie verhindert eine gezielte Optimierung. Hier gilt uneingeschränkt der Management-Grundsatz von Peter Drucker:

Was man nicht messen kann, kann man nicht managen.

– Peter Drucker, Management-Grundsatz

Die Automatisierung von Prozessen dient daher nicht nur der Beschleunigung, sondern in erster Linie der Sichtbarmachung. Ein digitales Auftragsportal ist wie ein EKG für Ihre Organisation: Es zeichnet jeden Schritt auf und macht die „Liegezeiten“ sichtbar. Wo genau verweilt ein Auftrag am längsten? In welcher Abteilung werden die meisten Änderungsanfragen gestellt? Welche Produkte haben die kompliziertesten Freigabeschleifen?

Moderne Portale bieten hierfür Analyse-Dashboards, die Vermutungen durch Fakten ersetzen. Laut Analysen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen nutzen führende Unternehmen solche Werkzeuge, um gezielt Engpässe zu identifizieren. Kennzahlen wie die „durchschnittliche Liegezeit pro Abteilung“ oder eine „Top-10-Liste der häufigsten Ablehnungsgründe“ sind keine abstrakten Metriken, sondern konkrete Hebel für das Prozessmanagement. Anstatt pauschal alle Abläufe zu überarbeiten, können Sie chirurgisch genau dort ansetzen, wo der grösste „Schmerz“ – also der grösste Engpass – liegt. Dieser datengestützte Ansatz verwandelt die Prozessoptimierung von einem vagen Vorhaben in eine messbare, operative Disziplin.

Wann Status-Updates per E-Mail nicht mehr ausreichen (Self-Service)

Die ständige Flut an „Wo-ist-mein-Auftrag?“-E-Mails ist ein klares Indiz dafür, dass Ihr Prozess an seine Grenzen stösst. Jede dieser E-Mails ist eine Störung – sowohl für den Anfragenden als auch für den Bearbeiter. Dieses ständige „Context-Switching“ kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch zu Frustration und einer Kultur des Misstrauens, da Informationen dezentral und oft veraltet in Postfächern schlummern. Zudem stellen ungesicherte E-Mail-Ketten, in denen sensible Bestelldaten oder Entwürfe versendet werden, ein erhebliches DSGVO-Risiko dar.

Die Lösung ist der Wechsel von einer „Push“- zu einer „Pull“-Methode der Informationsverteilung durch ein Self-Service-Portal. Anstatt aktiv Informationen zu versenden (Push), wird eine zentrale, jederzeit aktuelle Informationsquelle geschaffen, bei der sich Mitarbeiter bei Bedarf selbst bedienen (Pull). Dies stärkt die Autonomie und das Empowerment der Teams. Jeder autorisierte Mitarbeiter kann den Status eines Auftrags in Echtzeit einsehen, ohne eine einzige E-Mail schreiben zu müssen.

Ein solches Portal agiert als „Single Source of Truth“. Alle Bestelldaten, Freigabekommentare und finalen Produktionsdaten sind an einem Ort gebündelt und historisiert. Dies eliminiert nicht nur die ineffiziente Nachfrage-Kommunikation, sondern schafft auch eine lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation für jede Bestellung. Der Effekt geht über reine Effizienz hinaus: Er schafft Transparenz, reduziert administrative Last und gibt den Mitarbeitern die Kontrolle über ihre eigenen Prozesse zurück, was die Zufriedenheit und Eigenverantwortung nachweislich steigert.

Wann Sie den Freigabeprozess automatisieren sollten, um Flaschenhälse zu vermeiden

Die Entscheidung zur Automatisierung wird oft zu lange aufgeschoben, bis der Schmerz unerträglich wird. Ein proaktiver Operations Manager erkennt die Symptome jedoch frühzeitig. Es gibt klare Trigger, die signalisieren, dass ein manueller Freigabeprozess nicht mehr tragbar ist und zu einem echten Geschäftsrisiko wird. Eines der gefährlichsten Symptome ist die Entstehung von „Schatten-IT“.

Wenn offizielle Prozesse zu langsam und bürokratisch sind, suchen sich agile Marketing-Teams eigene Wege. Wie eine Analyse zu Automatisierungstrends zeigt, ist ein typisches Beispiel die Nutzung privater Kreditkarten bei Online-Druckereien, um schnell Flyer oder Visitenkarten zu bestellen und interne Freigabeschleifen zu umgehen. Dies führt zu einem Kontrollverlust auf mehreren Ebenen: Die Kosten sind unkontrolliert, die Einhaltung der Corporate Identity ist nicht gewährleistet und die Einkaufsabteilung verliert jegliche Verhandlungsmacht durch die Zersplitterung der Bestellungen.

Weitere klare Trigger für die Notwendigkeit einer Automatisierung sind:

• Komplexität: Wenn regelmässig mehr als zwei Personen oder Abteilungen an einer Freigabe beteiligt sind.
• Verzögerungen: Wenn die durchschnittliche Freigabezeit konstant 24 Stunden überschreitet und Kampagnen-Deadlines gefährdet.
• Personenabhängigkeit: Wenn eine einzige Person (der „CI-Hüter“) zum Engpass wird und dessen Urlaub oder Krankheit ganze Projekte blockiert.

Sobald Sie eines oder mehrere dieser Symptome in Ihrer Organisation beobachten, ist der Zeitpunkt zum Handeln gekommen. Eine Nicht-Entscheidung ist in diesem Fall auch eine Entscheidung – nämlich die Entscheidung, Kontrollverlust, Ineffizienz und steigende Risiken in Kauf zu nehmen.

Selbst entwickeln oder mieten: Wie digitalisieren Sie Ihre Prozesse kosteneffizient?

Die Frage nach „Make or Buy“ ist eine der fundamentalsten strategischen Entscheidungen bei der Digitalisierung. Während eine Eigenentwicklung maximale Individualität verspricht, locken SaaS-Lösungen (Software as a Service) mit schnellen Implementierungszeiten und kalkulierbaren Kosten. Eine reine Gegenüberstellung der Initialkosten greift jedoch zu kurz. Ein valider Vergleich muss die Total Cost of Ownership (TCO) über einen längeren Zeitraum betrachten.

Eine Eigenentwicklung bindet nicht nur hohe initiale Entwicklungskosten, sondern erzeugt auch dauerhafte laufende Kosten für Wartung, Sicherheitspatches, Server-Infrastruktur und die Anpassung an neue gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO. Vor allem aber entstehen hohe Opportunitätskosten: Ihre wertvollen IT-Ressourcen sind mit der Wartung eines internen Tools beschäftigt, anstatt sich auf wertschöpfende, kundennahe Projekte zu konzentrieren. Die folgende Tabelle verdeutlicht die unterschiedlichen Kostenstrukturen im ersten Jahr:

Für die meisten mittelständischen Unternehmen ohne eigene, grosse Softwareentwicklungsabteilung ist der TCO einer SaaS-Lösung langfristig deutlich geringer. Der strategische Vorteil liegt, wie ein Branchenexperte in einer Analyse treffend zusammenfasst, auf der Hand:

Eine spezialisierte SaaS-Lösung ermöglicht es dem Mittelstand, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren, anstatt zu einem Softwareentwicklungs-Unternehmen zu werden.

– Branchenexperte, Marketing Automation Analyse

Wie senken Web-to-Print-Portale Ihre Prozesskosten bei der Beschaffung von Drucksachen um 30 %?

Bisher haben wir die Prozessoptimierung allgemein betrachtet. Zoomen wir nun auf einen der kostenintensivsten Bereiche im Marketing: die Beschaffung von Drucksachen. Hier schlummern enorme Einsparpotenziale, die weit über den reinen Druckpreis hinausgehen. Es sind die Prozesskosten – also der administrative Aufwand für Gestaltung, Freigabe, Bestellung und Verteilung – die den Löwenanteil der Gesamtkosten ausmachen. Spezialisierte Web-to-Print-Portale setzen genau hier an und können die Prozesskosten signifikant reduzieren. Eine IDC-Studie zu Print-Management-Lösungen beziffert das Einsparpotenzial auf bis zu 30 %.

Diese Zahl wird durch konkrete Fallbeispiele untermauert. Ein Maschinenbauer aus Baden-Württemberg mit 500 Mitarbeitern und fünf internationalen Vertriebsbüros konnte durch die Einführung eines Web-to-Print-Portals seine jährlichen Ausgaben für Marketingdrucksachen um 450.000 Euro senken. Diese beeindruckende Summe setzte sich aus zwei Haupteffekten zusammen: 116.000 Euro durch die bereits erwähnte Reduzierung der Fehlerquote von 9 % auf 2 % und unglaubliche 332.000 Euro durch eine verbesserte Verbrauchsquote. Vor der Einführung wurden rund 30 % der bestellten Materialien nie genutzt und landeten im Müll. Durch bedarfsgerechte Bestellungen über das Portal stieg die Verbrauchsquote von 70 % auf über 90 %.

Ein Web-to-Print-Portal bündelt alle zuvor diskutierten Optimierungshebel: Es eliminiert manuelle Fehlerquellen (H2 36.1), digitalisiert Freigabeprozesse (H2 36.2), bietet Transparenz über den Bestellstatus (H2 36.5) und verhindert die Entstehung von Schatten-IT (H2 10.5). Es ist die prozedurale Antwort auf die Ineffizienz manueller Beschaffungsprozesse und ein direkter Hebel zur Senkung der Total Cost of Ownership im Marketing.

Der nächste logische Schritt ist eine interne Analyse Ihrer Beschaffungsprozesse. Identifizieren Sie die manuellen Schnittstellen, messen Sie die durchschnittlichen Freigabezeiten und quantifizieren Sie die Kosten durch Fehler und Überproduktion. Erst mit dieser datenbasierten Grundlage können Sie das volle Potenzial der Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen heben.